1. Qui sommes-nous ?
Le service ISOmase est édité par [à compléter : raison sociale] (« nous »).
Contact vie privée : [à compléter : email dédié, ex. privacy@…] - c’est l’adresse à utiliser pour exercer vos droits (section 7). Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données (sa désignation n’étant pas obligatoire pour notre activité) ; ce contact en tient lieu.
2. Nos deux rôles (important)
- Responsable de traitement : pour votre compte, la navigation, la facturation, les emails que nous vous envoyons, le forum public et la sécurité du service. C’est l’objet de cette politique.
- Sous-traitant : pour les données que votre entreprise (ou celle qui vous a invité) saisit dans son espace - plans d’action, remontées, documents, participation aux quizz d’animation (prénom saisi, réponses et scores, y compris pour un invité sans compte), et notamment les données RH (fiches salariés, formations, entretiens, accidents du travail, émargements). Pour ces données, le responsable de traitement est votre employeur / l’entreprise cliente : adressez-lui vos demandes en priorité. Le cadre est fixé par notre accord de sous-traitance (DPA), disponible sur demande. Si vous nous contactez directement, nous transmettons votre demande au responsable concerné.
3. Données traitées, finalités, bases légales, durées
| Données | Finalité | Base légale | Durée |
|---|---|---|---|
| Identité de compte : nom, email, mot de passe (haché, jamais lisible) | Création et gestion du compte, authentification | Exécution du contrat | Vie du compte + 30 jours après demande de suppression |
| Métadonnées d'inscription : IP, géolocalisation approximative, source (UTM) | Sécurité, lutte contre la fraude, mesure d'acquisition | Intérêt légitime | Vie du compte |
| Organisation et rôles : appartenances, rôle, dernière connexion | Fonctionnement multi-entreprises et permissions | Exécution du contrat | Vie du compte / de l'organisation |
| Journal d'activité : actions réalisées dans les modules, horodatées | Traçabilité voulue par le référentiel MASE, sécurité, support | Exécution du contrat / intérêt légitime | Vie de l'organisation ; nom remplacé par « Compte supprimé » à la purge |
| Emails transactionnels et de cycle de vie (relances d'essai, rappels d'échéance) | Fourniture du service, accompagnement de la prise en main | Exécution du contrat / intérêt légitime (désinscription pour le non-indispensable) | Journal d'envoi : vie du compte |
| Facturation : identité de l'entreprise, historique de paiement (via Stripe - jamais votre n° de carte) | Paiement, comptabilité | Exécution du contrat / obligation légale | Pièces comptables : 10 ans (art. L123-22 C. com.) |
| Forum public : pseudonyme, contenus publiés, likes | Espace d'entraide inter-entreprises | Exécution du contrat | Contenus conservés anonymisés après suppression du compte |
| Retours produit (feedback) | Amélioration du service | Intérêt légitime | Vie du compte |
| Sessions de prise en main menées par notre équipe : date, type de session, rôle de l'interlocuteur, situation vis-à-vis de la certification, participants, écrans vus, questions posées, prochaine étape, adresses des destinataires du récapitulatif | Accompagner la prise en main du service et en garder le fil | Exécution du contrat ; intérêt légitime | Vie de l'espace de l'entreprise, effacées avec lui |
| Prospects : demandes de contact / démonstration et parcours de démarrage (nom, email, entreprise, téléphone, effectif, rôle, situation et priorités déclarées, message) déposés via le site public | Répondre à votre demande, organiser une démonstration, établir un devis ; prospection commerciale si vous y consentez | Mesures précontractuelles ; intérêt légitime ; consentement pour la prospection | 3 ans à compter du dernier contact, puis suppression |
| IP lors d'actions sensibles (connexion, inscription), hachée | Limitation de débit, anti-abus | Intérêt légitime | Quelques heures à quelques jours |
| Journaux d'erreurs techniques | Détection et correction des pannes | Intérêt légitime | Rétention courte du prestataire |
| Journal d'utilisation des aides IA : aide utilisée, date, compte utilisateur, volumes de traitement, crédits décomptés (jamais le contenu des demandes ni des réponses) | Décompter les crédits IA de l'entreprise, piloter et sécuriser le service | Exécution du contrat ; intérêt légitime | 25 mois, puis effacement ; le compte est dissocié dès sa suppression |
| Données d'usage : pages consultées, actions réalisées dans les modules, parcours de navigation (y compris la reconstitution des écrans consultés), appareil et navigateur, identifiant de compte et email | Comprendre l'utilisation du service, l'améliorer, diagnostiquer les erreurs | Intérêt légitime | Rétention limitée du prestataire |
Dictée vocale (comptes rendus d’entretien) : la reconnaissance vocale est effectuée par votre navigateur (Web Speech API) ; selon le navigateur, l’audio peut être traité par son éditeur. Nous ne recevons et ne stockons que le texte final, jamais l’audio.
Fonctionnalités d’IA (analyse d’événements, aide à la rédaction) : les données strictement nécessaires sont transmises à notre prestataire Anthropic (section 5), ou à Mistral AI pour les aides que votre entreprise a choisi de lui confier dans ses réglages, au moment où vous utilisez la fonctionnalité. Elles ne servent pas à entraîner leurs modèles. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n’est prise de façon entièrement automatisée. Chaque utilisation d’une aide IA est inscrite dans un journal d’utilisation (aide, date, compte, volumes et crédits décomptés, jamais le contenu des demandes ni des réponses), conservé 25 mois.
Nous ne collectons pas de données de mineurs (service strictement professionnel) et nous ne vendons aucune donnée.
5. Destinataires et sous-traitants
Les données ne sont accessibles qu’à nous et aux prestataires suivants, qui les traitent pour notre compte et sous contrat (art. 28 RGPD) :
| Prestataire | Rôle | Localisation / transfert |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Base de données, authentification, stockage de fichiers | [à compléter : localisation] - [à compléter : mécanisme de transfert (DPF / CCT)] |
| Vercel Inc. | Hébergement applicatif, CDN, tâches planifiées | Union européenne / États-Unis - [à compléter : mécanisme de transfert (DPF / CCT)] |
| Stripe Payments Europe, Ltd | Paiements et facturation (aucune donnée bancaire sur nos serveurs) | Irlande / États-Unis - DPA Stripe + clauses contractuelles types |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Envoi des emails transactionnels et de cycle de vie | États-Unis - [à compléter : mécanisme de transfert (DPF / CCT)] |
| Anthropic, PBC | Fonctionnalités d'IA à la demande (jamais d'entraînement sur les données) ; fournisseur par défaut | États-Unis - [à compléter : mécanisme de transfert (DPF / CCT)] |
| Mistral AI (Paris, France) | Fonctionnalités d'IA à la demande (opt-out d'entraînement activé), lorsque votre entreprise choisit ce fournisseur dans ses réglages | [à compléter : localisation] - Aucun transfert hors UE prévu |
| Prestataires de mesure d'audience, d'analyse d'usage et de diagnostic technique | Comprendre l'utilisation du site et de l'application, diagnostiquer les erreurs | Union européenne / États-Unis - [à compléter : mécanisme de transfert (DPF / CCT)] |
| Upstash, Inc. | Limitation de débit (adresses IP hachées, éphémères) | [à compléter : localisation] - [à compléter : mécanisme de transfert (DPF / CCT)] |
Pour les transferts hors Union européenne, nous nous appuyons sur une décision d’adéquation (EU-US Data Privacy Framework pour les prestataires certifiés) ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. La liste à jour est disponible sur demande au contact de la section 1. Vos données peuvent par ailleurs être communiquées si la loi l’exige.
6. Suppression de compte - ce qui se passe vraiment
- La demande de suppression est en libre-service dans l’application (Paramètres). Effets immédiats : sessions révoquées, disparition des espaces des organisations.
- L’effacement définitif intervient 30 jours après la demande. Un email de confirmation indique la date. Pendant ce délai, vous pouvez annuler vous-même en vous reconnectant.
- Si vous êtes seul propriétaire d’une organisation, elle est supprimée avec votre compte, fichiers inclus, dans la même fenêtre.
Ce qui est conservé après l’effacement, et pourquoi (art. 17.3 RGPD) :
- la preuve de votre émargement aux réunions sécurité (obligation de traçabilité de l’employeur) ;
- votre éventuelle fiche RH chez votre employeur, dont le lien avec votre compte est rompu (elle relève de l’employeur, responsable de traitement distinct) ;
- vos contributions au forum, anonymisées (pseudonyme et compte supprimés) ; vous pouvez les supprimer une par une avant votre demande ;
- un registre minimal de la suppression (identifiant, email, dates), preuve que l’effacement a bien été exécuté (art. 5.2 RGPD) ;
- les pièces comptables liées à la facturation (obligation légale).
7. Vos droits
Vous disposez des droits d’accès (art. 15), rectification (16), effacement (17), limitation (18), portabilité (20) et opposition (21), ainsi que du droit de définir des directives post mortem.
- Effacement : en libre-service dans l’application (section 6).
- Accès et portabilité : sur demande écrite à [à compléter : email vie privée] - réponse sous un mois maximum (art. 12.3 RGPD) avec une copie structurée de vos données. La rectification du profil est possible directement dans l’application.
- Pour les données saisies par votre employeur (RH), adressez-vous à lui (section 2) ; nous l’assistons conformément au DPA.
Nous pouvons demander un justificatif d’identité en cas de doute raisonnable. Si, après nous avoir contactés, vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr).
8. Sécurité
Mesures principales : isolation stricte des données de chaque entreprise au niveau de la base de données (Row Level Security sur 100 % des tables), chiffrement en transit (TLS) et au repos, mots de passe hachés, secrets accessibles uniquement côté serveur, limitation de débit sur les actions sensibles, journalisation des erreurs, sauvegardes quotidiennes, principe de moindre privilège. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits, nous notifions la CNIL sous 72 h (art. 33 RGPD) et vous informons si le risque est élevé (art. 34).
9. Évolution de cette politique
Toute modification substantielle est datée, versionnée et annoncée (email ou bandeau dans l’application) avant sa prise d’effet. Les versions antérieures sont conservées et disponibles sur demande.
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